Eine komplexe Ausgangssituation
Warum die Wahl auf BlueMind fiel
Auf der Cybersecurity Business Convention 2023 in Toulouse entdeckte das Team der Stadt Tarbes BlueMind. Die Erfahrungsberichte anderer Kommunen überzeugten die Verantwortlichen schnell davon, diese Option näher zu prüfen.
„BlueMind erfüllte all unsere Anforderungen – und war darüber hinaus französisch, in Toulouse ansässig (wie Tarbes in der Region Okzitanien) und Open Source. Zudem ermöglichte uns BlueMind die Einführung eines modernen Webmails für alle Mitarbeitenden, während Outlook für bestimmte Nutzergruppen und VIPs weiterhin genutzt werden konnte – ganz ohne Veränderungen für sie.“
Anschließend wurde eine Ausschreibung für eine extern gehostete Open-Source-Kollaborationssuite gestartet, die E-Mail, Videokonferenzen und Office-Anwendungen umfassen sollte. Dabei wurden die gewünschten Lösungen klar benannt: BlueMind für die E-Mail-Kommunikation, BigBlueButton für Videokonferenzen, Element.io für den Chat und Nextcloud für die Zusammenarbeit. Die Integration der verschiedenen Komponenten wurde FactorFX anvertraut.
Migration: Scheitern ist keine Option!
Das Projekt war nicht ohne Risiken. Nach den Schwierigkeiten mit der zuvor eingesetzten Lösung stand Jérôme Guinle, IT-Leiter der Stadt Tarbes, unter erheblichem Druck, diese neue Migration erfolgreich umzusetzen. Da die E-Mail-Kommunikation ein geschäftskritischer Dienst ist und in der Vergangenheit bereits zahlreiche Probleme verursacht hatte, kam ein Scheitern nicht infrage.
Die eigentliche Migration fand im Sommer 2024 statt und verlief unter sehr guten Bedingungen. „Am Tag der Umstellung war alles vorbereitet. Zunächst wurden die IT-Abteilung, die VIP-Nutzer und der Generaldirektor migriert, um erste Tests durchzuführen, bevor die vollständige Umstellung erfolgte. Dank der gründlichen Vorbereitung im Vorfeld hatten wir keinerlei kritische Probleme. FactorFX hat uns dabei mit technischer Unterstützung auf höchstem Niveau begleitet.“
Nutzerakzeptanz und Bilanz
Die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden stellte sich schnell ein. „Niemand hat sich beschwert“, betont der IT-Leiter. „Das Webmail wurde sehr gut angenommen. Wir hatten die Mitarbeitenden bereits zwei Wochen im Voraus informiert und auf Tutorials sowie Videos verwiesen. Sie konnten sich die Lösung selbstständig aneignen und fühlten sich dabei gut begleitet.“
Heute nutzen 580 Anwender BlueMind als SaaS-Lösung. Die Mehrheit greift über das Webmail auf ihre E-Mails zu, während rund zwanzig VIP-Nutzer – darunter Führungskräfte und gewählte Vertreter – weiterhin Outlook verwenden.
Das Team der Stadt Tarbes ermutigt andere Kommunen, sich bei der Wahl ihrer E-Mail-Lösung auf Erfahrungsberichte zu stützen: „Wir messen der Meinung anderer IT-Leiter einen hohen Stellenwert bei. Der Austausch zwischen Kommunen ist von entscheidender Bedeutung. Man muss miteinander sprechen, Lösungen vergleichen und von den Erfahrungen derjenigen profitieren, die diesen Weg bereits gegangen sind.“
