Nouvelle architecture, nouveau webmail, plugin visio pour Outlook, migration simplifiée…, Avec cette nouvelle version, BlueMind représente plus que jamais l’alternative souveraine aux messageries Microsoft Exchange et 365, que ce soit en solution de messagerie collaborative autonome ou au cœur des Digital Workplace.

L‘expérience utilisateur est améliorée avec un nouveau webmail plus riche et une connectivité Outlook étendue. Les transitions vers BlueMind sont également facilitées, avec l’intégration de fonctionnalités clés de l’univers Microsoft. Enfin, les changements d’architecture et une extensibilité accrue augmentent les capacités et les usages collaboratifs pour les petites et grandes organisations.

Pour connaitre les détails, consultez ici les notes de version.

Nouvelles fonctionnalités au niveau des usages et de l’interface

Afin de faciliter les transitions vers BlueMind et minimiser les changements pour les utilisateurs, plusieurs fonctionnalités de l’univers Microsoft comme la gestion des délégations ou le transfert d’invitations, très prisées des utilisateurs d’Outlook, ont été ajoutées de façon transverse pour les différents accès (Outlook, webmail, Thunderbird..). Il est également possible d’ajouter une visioconférence à un rendez-vous depuis Outlook par simple clic.

Les nouveautés du webmail

Prise en compte des délégations (en tant que, de la part de), meilleure intégration des carnets d’adresse, corbeille à double fond, disponibilité d’un mode sombre et accessibilité encore augmentée, plus de capacités de tris et filtres, prévisualisation des messages attachés à un mail, support du S/MIME,..

Les nouveautés de l’agenda

Outre la prise en compte des délégations et la possibilité de transfert d’invitation, une nouvelle vue permet de visualiser les disponibilités d’une personne en mode agenda standard, et l’état annulé d’une réunion est maintenant pris en compte et différencié d’une suppression de la réunion.

La synchronisation mobile se voit enrichie des nouveautés du protocole de synchronisation : prise en charge des pièces jointes dans les événements, synchronisation des brouillons et possibilité d’effacer un compte en plus de l’intégralité du téléphone.

Les nouveautés techniques

La principale nouveauté de la V5 est le remplacement du composant du serveur de stockage de mails, Cyrus IMAP, par un composant maison sur mesure, bénéficiant d’une nouvelle conception orientée stockage objet. Celui-ci offre de nombreux gains en terme de passage à l’échelle, performance et consommation de ressources. Il permet également d’étendre la collaboration sans limite de périmètre et propose un modèle de données plus extensible permettant le fonctionnement de nombreux addon Outlook ou la préparation de fonctionnalités transverses (comme la gestion des catégories globales).

Les autres améliorations les plus significatives

• L’amélioration du service d’authentification unique (SSO) avec l’intégration d’un composant SSO reconnu, keycloak qui permet de faciliter les intégrations avec les applications tierces et d’ajouter plus simplement des fonctionnalités comme le MFA (authentification multi facteurs), la gestion d’expiration des mots de passe ou l’interconnexion OpenID.
• Pour les très grandes infrastructures ou infrastructures critiques qui ne peuvent tolérer aucune interruption de service, une fonctionnalité de mise à jour sans interruption de service et de PRA temps réel est proposée.
• La mise en place d’un centre de sécurité dédié à BlueMind : plateforme de publication et analyse des CVE.
• Une mise à jour simplifiée de la V4 à la V5.

Pour les administrateurs

Pour suivre l’activité d’usage de la plateforme, la traçabilité a été améliorée avec l’ajout d’un log métier qui permet de suivre le cycle de vie d’un message, d’un rendez-vous, les connexions des utilisateurs ou les affectations de droits et partages.
L’administration en mode commande, le CLI, a été enrichie de nouvelles commandes et fonctions, la sauvegarde restauration intégrée propose plus de fonctionnalités notamment de restauration unitaire.

La messagerie collaborative est souvent le service le plus utilisé et critique d’une entreprise, ce qui engendre une certaine complexité (volume et flux énormes, tous les utilisateurs, temps de réponses courts, données sensibles, interruption non tolérée). Il est aussi tellement dominé par les habitudes des utilisateurs que toute solution se doit de supporter le client Outlook et les mobiles. C’est le tour de force qu’a réussi et propose BlueMind avec cette version 5 : allier robustesse et souveraineté avec le respect de tous les usages des utilisateurs ! En plus c’est open source et unique sur le marché !

Pour connaitre les détails, consultez ici les notes de version.

Article issu d’un entretien avec M. F Pianetti, Responsable de la Direction du Système d’Information et Transition Numérique de la Ville de Berre l’Etang et sa collaboratrice A. Jauffret.

Présentation de la Commune

La commune de Berre l’Etang, située dans les Bouches du Rhône, compte plus de 13 000 habitants avec une administration de près de 500 agents. Sensible aux problématiques de souveraineté et de salubrité numérique, celle-ci a toujours promu l’utilisation de logiciels libres. L’essentiel des serveurs de la commune tourne aujourd’hui sur Linux.

Avant BlueMind, la mairie faisait appel à une solution e-groupware qui ne concernait que les collaborateurs disposant d’un ordinateur. Récemment la mairie a fait évoluer ses pratiques pour assurer que chacun de ses agents puisse avoir un égal accès aux outils informatiques et aux informations générales de la commune (messagerie , cloud, helpdesk, gestion des congés et intranet).

Les enjeux en matière de messagerie

La mairie de Berre l’Etang souhaitait faire évoluer sa solution de messagerie précédente pour répondre à ces nouveaux enjeux :

• Des besoins collaboratifs importants : partager les calendriers, disposer de boites mails de service (boites partagées) et gérer la réservation de ressources (salles, équipements)
• La nécessité de mobilité et d’accessibilité : permettre de rendre la messagerie disponible sur téléphone portable pour tous les agents,
• L’hébergement de la solution en interne : l’hébergement de la solution on-premise permet de garantir la maîtrise des outils, de l’infrastructure et la souveraineté numérique ;
• L’intégration avec l’Active Directory sous Samba etLinux,
• La capacité à accompagner les utilisateurs : la solution choisie devait permettre de préserver les habitudes des utilisateurs ou de les accompagner efficacement vers de nouvelles pratiques.

Le choix de BlueMind

La Mairie de Berre l’Etang a opté pour BlueMind qui remplissait l’ensemble des critères et enjeux définis. La décision a été motivée par le besoin de disposer d’un outil collaboratif complet, compatible avec les anciennes pratiques de messagerie, tout en offrant des fonctionnalités pratiques utiles telles que le détachement de pièces jointes volumineuses dans un espace cloud.

BlueMind a été sélectionné également pour sa capacité à se connecter avec l’Active Directory Samba sous Linux, en utilisant un modèle d’authentification unique (SSO LDAP) tout en respectant les recommandations de l’ANSSI pour la sécurité des mots de passe.

Enfin BlueMind met à disposition tout un panel d’outils pour accompagner les utilisateurs dans l’adoption de sa solution (documentation, vidéos tuto, etc.).

La migration vers BlueMind

La migration vers BlueMind a été réalisée avec l’accompagnement de Data Expertise/Humans Connexion. Le travail préparatoire s’est effectué sur une période de trois à quatre mois, avec une préparation minutieuse incluant l’exportation des agendas et la migration de l’ensemble des emails.

La bascule s’est déroulée en une fois, avec 90% des données migrées sans problème, et le reste des cas particuliers rapatrié progressivement. BlueMind et son partenaire Human’s Connexion se sont montrés particulièrement efficaces et disponibles pour mener ce projet dans les meilleures conditions.

Le focus mis sur l’accompagnement des utilisateurs

Pour la mairie de Berre l’Etang, l’accompagnement des utilisateurs est un élément central de la réussite d’un tel projet. La commune a mis en place tout un arsenal d’outils pour assurer que ses collaborateurs puissent s’approprier efficacement la solution : des ateliers pratiques d’une heure et demie, des vidéos explicatives à partir de la chaine Youtube « Bluemind en 2 minutes », des mises à jour régulières, et des rendez-vous numériques, etc.

L’objectif est de s’assurer que les agents maîtrisent l’outil sans être perturbés, en respectant les bonnes pratiques de sécurité. Les résultats sont là puisque la solution est adoptée avec enthousiasme et donne pleinement satisfaction.

Par ailleurs le nouveau webmail de BlueMind offre une ergonomie particulièrement travaillée, moderne et surtout pensée pour que l’expérience d’utilisation soit fluide. Ce type d’outil pensé autour de l’UX facilite grandement le processus d’appropriation par les collaborateurs.

Les bénéfices tirés

La mairie tire des bénéfices notables de l’utilisation de BlueMind, notamment en matière de maîtrise des coûts, de réponse aux enjeux de collaboration et de sécurité, ainsi que la prise en compte de leurs retours dans le développement continu de la solution. En effet, les échanges avec les collaborateurs dans le cadre de sessions de formation ou de rendez-vous numériques donnent parfois lieu à des suggestions d’amélioration, qui, soumises aux équipes de BlueMind, peuvent être ensuite intégrées à la roadmap. Cette relation de proximité, d’écoute et de confiance est précieuse.

Recommandations et conseils aux homologues DSI

Les responsables informatiques des Bouches du Rhône ont mis en place un « Club DSI 13 » leur permettant de partager leurs expériences et bonnes pratiques. Ce club s’étend actuellement aux départements voisins et devient le « Club DSI 13&+ ». L’accent est mis sur la collaboration et la co-construction pour éviter de « réinventer la roue ». Ces échanges sont précieux pour découvrir et évaluer de nouvelles solutions (surtout pour ce qui concerne les outils métier). Échanger avec ses pairs permet de bénéficier de retours d’expérience mais aussi de prendre du recul et d’envisager de nouveaux scenarios d’évolution.

https://www.berreletang.fr/

Hexatrust est une association loi 1901 qui regroupe et fédère les entreprises françaises & européennes de la cybersécurité, du cloud de confiance et du digital workplace.

Les membres adhérents du groupement Hexatrust sont reconnus pour leur complémentarité et la qualité de leurs produits et services : éditeurs de solutions de cybersécurité, éditeurs et fournisseurs de Cloud de confiance (SaaS, PaaS, IaaS), utilisateurs, sociétés privées, établissement publics, intégrateurs, hébergeurs, avocats, courtiers assurance, huissiers, établissements de financement… D’origine européenne, ces technologies innovantes et expertises de pointes constituent un portfolio de solutions de confiance qui assurent protection, transparence et efficacité.

Pour reprendre les mots d’Alain Garnier, PDG de Jamespot et parrain de BlueMind pour son adhésion à Hexatrust : « Souveraineté, sécurité, une belle croissance et une très belle culture d’entreprise, jouant collectif dans l’écosystème, BlueMind a toute sa place chez Hexatrust, notamment dans le sous groupe « Digital Workplace » dont il est une pièce maîtresse.« 

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