Les outils collaboratifs aident les collaborateurs à rester organisés, à travailler ensemble sur des projets et à partager des informations. Les bons outils peuvent faire une différence notable dans la productivité et l’efficacité de vos équipes. Seulement voilà : quels sont les « bons » outils ? De quoi a-t-on vraiment besoin ?
Quand les clients de BlueMind nous demandent d’étendre le périmètre collaboratif de la messagerie, nous constatons souvent que leur besoin n’est pas clairement défini. Partage et édition de documents, tchat et communication synchrone, partage de connaissance, espaces collaboratifs, communication d’entreprise et réseaux sociaux internes, outils de création et de prise de note, visioconférence, …n’en jetez plus !
Alors comment faire le tri ? Comment composer un parc de solutions collaboratives saines, souveraines et surtout, utiles ?
Le collaboratif Asynchrone : la messagerie au centre du jeu
La messagerie est l’application la plus critique
Rendez-vous, contrats, factures, dossiers, échanges, une grande partie de l’activité de votre entreprise transite par votre messagerie. Elle voit passer nombre des informations essentielles à votre activité à tel point qu’un arrêt de la messagerie est plus paralysant que celui de n’importe quel autre service !
C’est aussi l’application la plus utilisée
Rare sont les salariés, agents ou travailleurs ne disposant pas d’adresse email. C’est devenu le standard incontesté de la communication inter-organisations. L’adresse email est l’information clé de votre carte de visite et a également pris le statut d’identifiant unique des personnes pour les applications !
Cela accentue encore la criticité de la messagerie et y ajoute un aspect important d’habitudes qui lie ou coince souvent les utilisateurs à leur outil habituel ou à certains usages particuliers.
La messagerie est le point de départ central du collaboratif
La messagerie étant omniprésente et quasiment toujours ouverte chez les utilisateurs, elle est naturellement le point de départ des usages du collaboratif.
L’enjeu primordial est de permettre des liens et scénarios d’usage du collaboratif directement depuis la messagerie, tout en préservant les habitudes de vos utilisateurs.
BlueMind est la seule solution qui respecte tous les usages, notamment en proposant en exclusivité le support natif d’Outlook. Thunderbird, le MAC, un webmail (conçu comme un client lourd), les mobiles ou les scenario mixtes bénéficient aussi d’un support avancé. Quelques soient les habitudes de vos utilisateurs, vous pouvez les respecter tout en préservant votre souveraineté numérique.
L’agenda, tâches et contacts, le collaboratif de la messagerie
L’agenda collaboratif de BlueMind est un outil riche de productivité pensé pour l’utilisateur. Il regorge de fonctionnalités pratiques et avancées, pour vous simplifier la vie et vous faire gagner du temps, proposées pour tous les accès : web, mobile, Outlook, Thunderbird.
Ainsi la collaboration et les partages agendas sont fonctionnels entre vos utilisateurs qui peuvent être sur des clients différents. Fini le choix draconien du client à utiliser, imposé en début de projet.
Devenez un expert de l’agenda collaboratif :
BlueMind permet aussi :
- une gestion fine de vos contacts et de partage des carnets d’adresses.
- Des fonctionnalités avancées d’envoi de fichiers volumineux ou détachement de pièce jointe
- la gestion des tâches dans une application dédiée et synchronisée avec l’agenda.
Le collaboratif Synchrone (temps réel)
Workstream : bureau virtualisé en temps réel
Le Bureau virtuel offre une expérience collaborative virtualisant les échanges temps réel pour les équipes qui travaillent ensemble à distance, y compris la possibilité de partager des écrans, de discuter, de tenir des réunions et de partager des documents. Il est également possible de synchroniser les données et les informations entre les systèmes informatiques des différents sites, afin que les membres de l’équipe puissent partager des informations en temps réel.
- Les solutions propriétaires non souveraines : Teams, Slack, Zoom, Confluence, Cisco Webex, Alcatel Rainbow
- Les alternatives Open Source : MyBSuite, W’Sweet, Go Fast, Matrix, Rocket, Mattermost, Jitsi (pour la visio conférence), Nextcloud, BlueMind Video
- Les alternatives souveraines qui intègrent la communication synchrone : Interstis, Jalios, Talskspirit, Whaller.
Communication unifiée : voix et messagerie
Les communications unifiées désignent l’intégration des principaux canaux de communication que sont l’email et la voix. Elles visent à permettre un usage intégré des canaux de communication (permettre le clic to call directement depuis un email ou un contact de sa messagerie, recevoir un msg vocal par email,..) qui peut concerner aussi le tchat. Destinées à étendre la téléphonie classique, les communications unifiées répondent à un besoin exponentiel de communiquer efficacement et rapidement en temps réel, à distance et en mobilité en étant moins dépendant du moyen de communication.
- Solutions propriétaires non souveraines : Cisco, Alcatel, Skype for Business
- Alternatives Open Source : Wazo, Wisper, Linphone (les 3 disposant d’intégration fonctionnelle ou en cours avec BlueMind).
Les solutions globales de Digital Workplace
La Digital Workplace est un environnement qui vise à proposer l’ensemble des ressources nécessaire au travail et à la communication des collaborateurs, accessible depuis n’importe quel appareil. Elle recouvre à la fois l’utilisation d’outils numériques pour la communication et la collaboration, comme la messagerie (email, agendas, contacts,..), la communication synchrone (chat, vidéoconférence,..) et les outils plus spécifiques autour des documents, des projets, de la connaissance,…
La mise en place d’une Digital Workplace, de par ses différentes facettes et domaines fonctionnels, requiert de s’interroger sur les attentes et besoins réels et d’être bien clair sur les problématiques que l’on cherche à résoudre. Sans ceci les projets ont rarement des résultats intéressants car toutes les solutions ne sont pas pertinentes pour tous les besoins !
- Les solutions propriétaires non souveraines : Microsoft 365, Google Workspace…
- Les solutions françaises souveraines : Interstis, Jalios, Talskspirit, Whaller, GoFast (Open Source), MyBSuite (Open Source), Exo Platform (Open Source)
Le collaboratif métier
Certaines applications collaboratives ciblent un des aspect en particulier du collaboratif. Elles sont naturellement très pertinentes sur leur domaine et peuvent également venir compléter et enrichir une solution de Digital Workplace globale.
On peut citer Xwiki spécialisé dans les wikis et la gestion globale de la connaissance, ou FranceLabs avec l’outil d’indexation et de recherche global Datafari.
Les alternatives sont là !
Vous l’aurez compris, en matière de collaboratif la France et l’Europe ont la chance de disposer de solutions saines, packagées et éprouvées, alternatives aux géants (souvent américains) du marché.
L’Etat et la BPI ont lancé des projets de consortium pour trouver des alternatives à Microsoft 365. BlueMind été sélectionnée dans 2 des 4 consortiums retenus, avec nos partenaires et amis de l’écosystème : Interstis, Jalios, Xwiki, Linphone, Parsec, et TranquilIT pour réaliser l’une des solutions collaboratives.
Pour aller plus loin
Le sujet du collaboratif n’est pas simple et les offres et périmètres couverts par les solutions sont multiples. La messagerie est généralement le pilier de départ d’une stratégie globale vers le collaboratif, qui doit allier le respect des usages et habitudes (support du client Outlook par exemple) et l’ouverture vers le collaboratif étendu. BlueMind qui coche ces 2 aspects est aujourd’hui l’alternative naturelle aux solutions de Microsoft et Google.
Pour aller plus loin dans les réflexions sur le collaboratif étendu, l’excellent référentiel de Lecko « Etat de l’art de la transformation interne des organisations » est une source d’information de choix !
Enfin nous avons le plaisir de participer à l’évènement de l’écosystème Digital Workplace organisé à Paris du 21 au 23 mars 2023. Retrouvez-nous sur le village Open Source organisé par le Hub Open Source Systematic avec Axelor, Belledonne Communications (Linphone), FactorFX, FranceLabs, Scille (Parsec), Wazo et XWiki. Les alternatives plus saines pour la souveraineté numérique sont là ! Venez nous rencontrer et nous parler de vos projets :
- 21, 22 et 23 mars
- Paris – Porte de Versailles
- Stand A60-B59
- Tables rondes (voir le programme)
