À l’été 2024, la Ville de Tarbes a migré l’ensemble de sa messagerie vers BlueMind, en SaaS, via l’intégrateur FactorFX. Une décision mûrie après une période difficile avec la précédente solution, choisie initialement pour son positionnement open source mais rapidement abandonnée en raison de nombreuses régressions et d’un manque de fiabilité.
Une situation initiale complexe
Le DSI Jérôme Guinle, en poste depuis septembre 2023, revient sur ce changement stratégique : « avant BlueMind, nous étions passés de Zimbra à une autre solution. L’expérience n’a pas été concluante. »
Dès janvier, une étude complète est lancée. Toutes les pistes sont ouvertes, y compris Microsoft 365 pour ne fermer aucune porte. « Dans l’absolu, nous préférons une solution open source ou française mais nous ne sommes pas dogmatiques : le plus important reste de répondre au besoin. »
Choisir BlueMind
C’est lors de la Cybersécurity Business Convention de Toulouse 2023 que l’équipe de Tarbes à découvert BlueMind. Les retours d’expérience d’autres collectivités les convainquent rapidement d’approfondir cette piste. « BlueMind remplissait tous nos critères, en plus d’être français, basé à Toulouse (Occitanie, comme Tarbes) et open source ! BlueMind nous permettait aussi de généraliser un webmail moderne tout en gardant Outlook pour plusieurs de nos utilisateurs ou VIP, sans changement pour eux. ».
Un marché est alors lancé pour une suite collaborative Open Source externalisée, incluant messagerie, visio, bureautique en précisant les outils ciblés : BlueMind pour la messagerie, BigBlueButton pour la visio, Element.io pour le chat, Nextcloud pour la partie collaborative. L’intégration quant à elle est confiée à FactorFX.
Migration : l’échec n’est pas une option !
Le projet n’était pas sans risques. Suite aux difficultés rencontrées avec la solution précédente, Jérôme Guinle, DSI de la ville de Tarbes ressentait une réelle pression à réussir cette nouvelle migration. La messagerie étant un outil critique qui avait déjà rencontré de nombreux heurts, l’échec n’était pas une option !
La migration en elle-même a lieu à l’été 2024 et s’est déroulé dans de très bonnes conditions : « Le jour J, tout était prêt. La DSI, les VIP, le DGS ont été migrés en premier pour réaliser des premiers tests avant la vraie bascule. Nous n’avons rencontré aucun bug bloquant, notamment grâce à une très bonne préparation en amont. FactorFX a assuré un accompagnement technique de haut niveau. »
Adhésion utilisateur & bilan
L’adhésion des agents a été rapide. « Personne n’a râlé », souligne le DSI. « Le webmail a été bien adopté. Nous avions informé les agents 15 jours à l’avance, renvoyé vers les tutoriels et vidéos. Ils prenaient en main l’outil par eux même et se sont sentis accompagnés. »
Aujourd’hui, ce sont 580 utilisateurs qui utilisent BlueMind en SaaS. La majorité accède à la messagerie via le webmail, toutefois une vingtaine de profils VIP (direction, élus…) utilisent Outlook.
L’équipe de la ville de Tarbes encourage d’autres collectivités à s’appuyer sur les retours d’expérience pour choisir leur messagerie : « On attache une grande importance à la parole d’un autre DSI. Le partage entre collectivités est essentiel. Il faut se parler, comparer, s’appuyer sur ceux qui ont déjà fait ce chemin. »
