Nous avons tous déjà vécu cette situation où un mail très important qui nous a été adressé ou que nous avons envoyé, n’est jamais arrivé à destination. Les causes peuvent être diverses et variées : erreur de saisie de l’adresse email, un antispam qui fait du zèle, une pièce jointe trop lourde, une messagerie saturée, des problèmes d’authentification… Quelle qu’en soit la raison, les conséquences d’un email perdu que l’on pense pourtant bien délivré peuvent être lourdes !
Pour que ces situations n’arrivent plus, petit rappel sur les fonctionnalités « accusés de réception » et « confirmations de lecture » mises en place par BlueMind.
Accusés de réception : votre message est bien arrivé
Définition et avantages
Lorsque vous envoyez un email d’importance, il est essentiel de s’assurer qu’il sera bien reçu par son ou ses destinataires. Les accusés de réception vous offrent cette tranquillité d’esprit.
L’accusé de réception est une notification automatique envoyée par le serveur du destinataire qui informe l’expéditeur que l’email est bien arrivé sur le serveur du destinataire… L’avantage majeur : c’est totalement transparent pour votre destinataire, il n’aura pas d’action à effectuer car tout se passe automatiquement côté serveur.
Attention cela ne signifie pas que votre destinataire a pris connaissance de l’email.
Fonctionnement et particularités
Les utilisateurs peuvent activer ou désactiver cette fonctionnalité en un clic lors de la rédaction de leurs emails, mais aussi choisir de demander systématiquement un accusé de réception pour chaque email envoyé, depuis leurs préférences BlueMind (avec possibilité de le désactiver manuellement sur chaque message, par exemple si vous écrivez à un grand nombre de personnes en même temps et ne souhaitez pas recevoir une série d’accusés de réception).
A noter que l’envoi systématique de demande d’accusé de réception n’est pas recommandé ou à utiliser avec parcimonie, pour éviter de générer du trafic inutilement.
D’ailleurs, si vous écrivez à plusieurs personnes en même temps en demandant un accusé de réception, vous recevrez autant d’accusés de réception qu’il y a de serveurs destinataires concernés. Cependant, si tous vos destinataires sont sur le même serveur (si vous écrivez par exemple à plusieurs personnes d’une même entreprise), alors vous ne recevrez qu’un seul accusé de réception listant les adresses concernées.
En tant que demandeur d’accusé de réception, celui-ci vous assure que le message a correctement cheminé jusqu’à votre correspondant et n’a pas été bloqué par l’antispam par exemple. Toutefois, l’accusé de réception ne garantit pas que votre message a été lu ! Pour cela, BlueMind vous propose une autre option : la confirmation de lecture.
Confirmations de lecture : votre message a bien été ouvert
Définition et avantages
Plus qu’un simple accusé de réception de la part du serveur, vous avez besoin de vous assurer que votre destinataire aura bien lu ou ouvert le message que vous lui adressez ? Il vous faut une «confirmations de lecture ».
Quand le destinataire ouvre votre email, un bandeau s’affiche en haut de la fenêtre de lecture pour lui indiquer que vous – l’expéditeur – souhaitez une confirmation de lecture. A la différence de l’accusé de réception, la confirmation est manuelle, à la discrétion du destinataire : il peut choisir de l’envoyer ou de l’ignorer.
Fonctionnement et particularités
Comme pour l’accusé de réception, les utilisateurs peuvent activer ou désactiver cette fonctionnalité en un clic lors de la rédaction de leurs emails, mais aussi choisir d’automatiser l’envoi de demande de confirmation de lecture avec chaque email sortant depuis leurs préférences BlueMind.
- Ne jamais envoyer de confirmation de lecture : aucune réponse n’est envoyée et le bandeau n’apparait pas en en-tête des messages comportant une demande.
- Me demander : le bandeau apparait en en-tête des messages comportant une demande, permettant de répondre manuellement.
- Toujours envoyer une confirmation de lecture : une réponse est envoyée automatiquement à tout message comportant une demande de confirmation de lecture et le bandeau n’apparait pas en en-tête des messages.
Attention : La confirmation de lecture étant à la décision de l’utilisateur, cette information n’est pas fiable. Les utilisateurs ne sont pas toujours enclins à envoyer ces confirmations qu’ils peuvent juger non nécessaires voire intrusives.
Aussi, et de la même façon que pour les accusés de réception, nous ne recommandons pas l’envoi systématique de demande d’accusé de lecture. Ceci afin de préserver vos correspondants et d’éviter un trafic inutile !
En résumé
Les fonctionnalités d’accusés de réception et de confirmations de lecture de BlueMind constituent des outils essentiels pour améliorer la communication et la collaboration au sein de votre organisation. Avec ces fonctionnalités, vous pouvez envoyer vos messages en toute confiance, suivre leur réception et leur lecture, et ainsi garantir que vos échanges professionnels sont efficaces et productifs. Découvrez dès maintenant BlueMind et profitez de ces fonctionnalités pour optimiser votre communication professionnelle.
