BlueMind enrichit ses fonctionnalités pour lever un à un les freins qui retiennent encore de nombreuses organisations à quitter leur messagerie Exchange/365 et permettre une collaboration toujours plus fluide. Notre version 5 propose la gestion des délégations des emails, tâches et rendez-vous que ce soit avec Outlook ou en mode web.
Cette fonctionnalité très utilisée pour la gestion des « VIP » offre à vos équipes la possibilité de prendre le relais dans la gestion de vos communications et de votre planning, avec une sécurité et une souplesse accrues.
La délégation : pour quoi faire ?
La messagerie est l’outil le plus utilisé et le 1er moyen de communication professionnelle. Certaines personnes, du fait de leur fonction, profession, statut public, activité (comme des dirigeants, élus, représentants ou responsables) reçoivent et ont à traiter de très nombreux messages et/ou rendez-vous. Parfois tellement nombreux qu’elles ne peuvent matériellement pas le faire ou cela leur prendrait un temps trop important. Elles délèguent par conséquent la gestion de leur boite aux lettres et agenda à d’autres personnes (assistants, secrétaires etc.). Cette fonctionnalité s’appelle la délégation.
La délégation permet à un ou plusieurs collaborateurs (les délégués) d’écrire un email en votre nom (de façon visible ou non), de gérer votre agenda (consulter ou modifier vos rendez-vous, accepter ou refuser des invitations), vos tâches ou vos contacts.
Cette solution est particulièrement utile dans des contextes où la gestion du temps est critique, comme :
- Un directeur d’entreprise qui confie à son assistant la réponse aux emails urgents et la gestion des réunions. Un PDG peut ainsi éviter de perdre du temps sur des ajustements logistiques et se concentrer sur les décisions stratégiques.
- Un cabinet de maire où le secrétariat peut organiser des rendez-vous avec les administrés et répondre à des courriers électroniques au nom de l’élu, garantissant un fonctionnement fluide des activités quotidiennes.
La délégation, l’open source, Outlook et BlueMind !
La délégation va bien au-delà du simple positionnement de droits de lectures, d’envoi ou d’écriture sur la messagerie/agenda d’un tiers. Elle traite différents cas d’usages et métier comme la possibilité de copie automatique des invitations au tiers, la granularité, la distinction « en tant que »/« de la part de », etc.
Microsoft proposant la délégation complète et graphique dans Outlook (lorsque celui-ci est connecté à Exchange ou 365), elle est devenue très utilisée – voire indispensable – pour de nombreux VIP et leur organisation. N’étant généralement pas proposée, ou de façon limitée, par les solutions open source, il s’agit de l’une des raisons objectives de l’adhérence des utilisateurs au couple Outlook/Exchange.
Depuis sa version 5, BlueMind intègre la délégation que ce soit via le webmail ou via les interfaces natives d’Outlook et ceci de façon transverse. Tous vos utilisateurs, qu’ils soient en accès Outlook, web ou Thunderbird ont le même niveau de fonctionnalités.
LE SAVIEZ VOUS ?
BlueMind est la seule solution proposant un support natif d’Outlook. En matière de messagerie professionnelle – l’outil le plus utilisé au quotidien – le confort et la satisfaction des utilisateurs passent avant les enjeux de souveraineté. Concrètement, la possibilité de conserver Outlook – le client lourd le plus répandu dans les organisations – guide les choix de messagerie. C’est la raison pour laquelle BlueMind a investi depuis plus de 10 ans sur ce support et est aujourd’hui la seule solution souveraine nativement compatible avec Outlook,
Déléguer la gestion de ses emails
Depuis vos préférences de messagerie, vous pouvez facilement configurer un délégué. BlueMind permet un contrôle précis sur le niveau de délégation :
- Le délégué peut écrire à votre place : un responsable commercial peut autoriser son assistante à rédiger des offres au nom de l’entreprise, tout en conservant son nom en tant qu’expéditeur visible.
- Le délégué peut envoyer de votre part : le secrétariat d’un avocat peut envoyer des courriels aux clients en indiquant à la fois son nom et celui de l’avocat, garantissant la transparence.
Déléguer la gestion de ses rendez-vous
Pour autoriser d’autres utilisateurs à gérer vos invitations, la procédure est tout aussi intuitive. Deux options principales sont disponibles :
- Le délégué reçoit mes invitations et y répond : un assistant de direction peut organiser un comité hebdomadaire en acceptant ou en refusant les invitations sur l’agenda de son/sa supérieur(e).
- Le délégué peut voir mes évènements privés : idéal pour les situations où une synchronisation totale des agendas est essentielle, comme pour un binôme de chefs de projet travaillant sur des deadlines critiques (notez que le délégué ne reçoit pas les invitations aux évènements privés).
Vous pouvez également choisir de continuer à gérer vos invitations en parallèle ou d’intégralement laisser cette tâche au délégué. Pour tout savoir sur l’agenda BlueMind, c’est par ici !
La délégation des tâches et des contacts
BlueMind offre aussi la possibilité de déléguer l’accès aux applications « Tâches » et « Contacts » avec par exemple :
- Gestion collaborative des tâches : une cheffe d’équipe peut attribuer la supervision des tâches à son coordinateur pour s’assurer que toutes les deadlines sont respectées.
- Partage des contacts : un gestionnaire de compte peut permettre à son assistant d’accéder à ses contacts professionnels pour organiser des rendez-vous avec des partenaires.
En conclusion
En intégrant la délégation des emails, rendez-vous, tâches et contacts avec Outlook ou l’interface web, BlueMind répond à une forte demande des organisations en matière de collaboration. Que ce soit pour gagner du temps ou simplifier la gestion quotidienne, cette fonctionnalité permet à chaque utilisateur de se concentrer sur ses priorités.
Avec l’annonce de la fin du support d’Exchange 2016 et 2019 le 14 octobre 2025, il est temps de se poser la question des impacts financiers imposés par Microsoft. Alors qu’il existe une solution souveraine qui vous permet de respecter les usages de vos utilisateurs, n’est il pas temps de saisir cette opportunité pour regagner en autonomie financière et souveraineté numérique ?
L’argument « il n’y a pas de solution équivalente et qui me permette de garder Outlook pour certains utilisateurs » ne tient plus !
#NousAvonsLeChoix
Pour plus d’informations, consultez la documentation de BlueMind v5.
