C’est la fin de l’année, vous bouclez les derniers dossiers et vous devez absolument envoyer le gros récap annuel à votre chef. Le gros récap qui compile toutes les données de l’équipe, les graphiques, les tableurs et les gros PDF avec tous les logos et les couleurs. Sylvie et Sébastien vous ont passé leurs éléments à la dernière minute, mais c’est bon, vous avez tout. Vous êtes dans les temps, il suffit d’envoyer le mail et vous serez en vacances !
Vous appuyez sur « envoyer » et vous enfilez votre manteau. Un dernier coup d’œil à l’écran avant de quitter le bureau, par acquis de conscience. Ça mouline. Vous froncez les sourcils et vous attendez, enroulé dans votre écharpe, que la petite roue ait fini de tourner. Ça mouline toujours, le mail ne part pas et vous non plus. Les secondes passent jusqu’au message d’erreur fatal : le mail est trop lourd !
Votre super pièce jointe que vous avez passé la journée à assembler, celle que votre chef attend impatiemment, dépasse les 20 mégas. Votre boite mail refuse catégoriquement d’ingurgiter un truc aussi énorme. Les vacances attendront il va vous falloir trouver un plan B.
Depuis la version 3.5 de BlueMind ce problème n’arrive plus. Pourquoi ? Parce que nous avons implémenté une feature devenue indispensable : le détachement de pièces jointes.
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Le détachement de pièces jointes, c’est quoi ?
BlueMind offre la possibilité de détacher les pièces jointes des messages afin de les présenter sous forme de lien de téléchargement aux destinataires. Ceci permet d’alléger le message envoyé, et de ce fait les serveurs et réseaux de communication : le fichier n’est plus transmis avec le mail et stocké sur le serveur qui le reçoit, en plus du serveur émetteur, en étant éventuellement dupliqué et multiplié au grès des transferts et réponses.
Ceci permet, en outre, d’envoyer des fichiers volumineux que la limite autorisée en pièce jointe d’un message ne permet pas. Dans l’exemple ci-dessus, le message aurait été automatiquement transformé en lien accessible à tous les destinataires du mail :
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Pourquoi c’est mieux que les pièces jointes pour les fichiers volumineux ?
Le détachement de pièces jointes vous permet de ne pas vous soucier de la taille du fichier attaché et d’assurer dans tous les cas l’envoi du mail. Cependant ce n’est pas le seul avantage !
Le numérique a un impact non négligeable sur le réchauffement climatique. Nos activités en ligne qui semblent anodines ont des répercussions lourdes et à long terme sur l’environnement, nous avons consacré un article complet à ce sujet. Par exemple si vous envoyez un pièce jointe lourde à votre chef et mettez toute votre équipe en copie pour information, chacun d’entre eux recevra une copie indépendante du même document, multipliant d’autant l’impact de votre envoi. Et si ces personnes transfèrent l’email en y laissant le document, ajoutent d’autres destinataires, c’est autant de copies du même document qui viennent polluer (au sens figuré comme litteral) les serveurs.
Un détachement de pièce jointe permet de n’avoir qu’une seule copie d’un document accessible à l’ensemble des destinataires. Le poids du fichier n’est donc pas multiplié et son impact reste limité.
Le détachement de PJ c’est aussi une meilleure gestion de votre boite mail. Trop souvent encore la messagerie est utilisée comme une GED, or les documents joints pèsent lourd, même quand ils ne circulent pas. Il existe de nombreuses solutions capables de s’interfacer avec BlueMind pour vous permettre de gérer les documents, comme Jalios ou GoFast par exemple.
BlueMind offre également la possibilité de connecter un dépôt de document (ou drive) externe Nextcloud. Les utilisateurs peuvent utiliser leur espace personnel Nextcloud pour gérer les fichiers qu’ils envoient par leur messagerie BlueMind et ainsi profiter des avantages offerts par leur dépôt : arborescence de fichiers, déplacement, suppression, sécurité, synchronisation avec leurs autres applications, etc.
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Un petit mot pour finir
Le détachement de pièces jointes est disponible à partir de BlueMind v3.5 mais n’est pas installé par défaut. L’administrateur doit procéder à son installation. Vous pourrez retrouver ici toute la documentation sur la fonctionnalité. Le détachement de PJ fonctionne aussi bien depuis le webmail de BlueMind que depuis Thunderbird, notez cependant qu’il s’agit d’une fonctionnalité BlueMind, elle ne peut par conséquent fonctionner qu’avec l’utilisation du connecteur BlueMind pour Outlook et ne sera pas disponible dans le cadre d’une utilisation d’Outlook avec MAPI.
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