Vous recevez un email, il atterrit dans votre boîte de réception.
Vous répondez à l’expéditeur et aux autres destinataires, votre email se classe dans vos éléments envoyés.
L’un des destinataires répond et son message atterrit dans votre boîte de réception.
En mode classique, ces éléments sont déconnectés les uns des autres, et même entrecoupés d’autres messages qui seraient arrivés ou partis entre temps. Reconstituer l’intégralité de l’échange demande un certain effort qui se complexifie en fonction du nombre d’interlocuteurs et de la durée de cet échange. Bon courage pour reconstituer une conversation à 10 interlocuteurs sur les 2 derniers mois ! Heureusement dans BlueMind il existe une solution à ce problème : le mode conversation.
Le mode conversation : comment ça marche
Le mode conversation (threading en anglais) permet de retrouver l’ensemble des emails d’une même chaine de réponse en un seul endroit : votre boîte de réception ou un dossier (nous y reviendrons). Vous n’avez plus besoin de vous rendre dans vos éléments envoyés pour afficher vos réponses, ni de fouiller dans votre boîte de réception pour voir les messages entrants correspondants.
Plutôt qu’un mail unique, vous verrez le mail du dernier interlocuteur de la conversation (ça peut être vous-même) assorti d’une icône indiquant le nombre de messages contenus dans la conversation.
A l’ouverture, il suffit d’un simple clic pour dérouler l’ensemble des messages de la conversation. Cela inclut tous les messages ayant utilisé le bouton « répondre » (si vous êtes le destinataire de la réponse) ou « répondre à tous », mais aussi vos propres interventions dans cette conversation.
Vous pouvez effectuer des actions sur l’ensemble des emails d’une conversation en une seule fois :
- Répondre et transférer l’ensemble de la conversation,
- Marquer lue/non lue toute la conversation,
- Assurer le suivi (marquer) de l’ensemble de la conversation,
- La supprimer en intégralité, ce qui supprime individuellement tous les emails qui la composent,
- La déplacer dans un dossier :
Le mode conversation ne vous empêche pas d’agir individuellement sur chaque message. Par exemple vous pouvez classer deux emails issus d’une même conversation dans des dossiers différents. Le mode conversation est une simple assistance visuelle, l’email n’est pas dupliqué sur le serveur, il n’existe qu’à un seul endroit. La conversation mentionne l’emplacement réel de chaque email qui la compose.
Le mode conversation devient rapidement l’allié indispensable de votre boite de réception, bien qu’il puisse faire un peu peur au début…
Bousculer ses habitudes ?
L’email étant l’outil le plus utilisé en entreprise, c’est probablement celui sur lequel vous passez le plus de temps. Nous savons bien comme il peut être difficile de changer ses habitudes. Le mode conversation ne fait pas exception et pourra vous demander un petit temps d’acclimatation.
Parmi les éléments perturbants, les conversations modifient la structure chronologique de votre boite de réception. Nous sommes lundi 1er, Leslie envoie un email à Sylvain et Geralt. Sylvain y répond dans l’heure. Cette réponse apparaît en haut de la boîte de réception, comme d’habitude.
Une semaine plus tard, soit lundi 8, Geralt répond à son tour. Toute la conversation est alors déplacée en haut de la boîte de réception, y compris donc, l’échange de la semaine dernière ! Cela peut être déconcertant au début si vous aviez l’habitude de chercher les emails individuellement dans vos dossiers selon leur date estimée de réception.
Autre point auquel il faut s’adapter : une conversation est créée à partir de la ligne « Objet » de l’e-mail. Si quelqu’un dans la conversation modifie l’objet, pour le préciser par exemple, ces e-mails se constitueront alors leur propre et nouvelle conversation !
On faisait comment avant ?
Essayer le mode conversation, c’est l’adopter ! Il vous fera économiser du temps et des clics. Etant donné que nous passons tous déjà plusieurs heures par jour à traiter nos emails, le gain de temps peut vite être important.
Tous les emails d’une même conversation ne prennent plus qu’une ligne dans votre boîte de réception. Cela décharge considérablement son aspect visuel : votre boîte semble allégée et vous retrouvez en un coup d’œil le sujet que vous cherchez. Et puisque toutes les réponses à un même message sont regroupées au même endroit, cela vous évitera de nombreuses navigations et recherches pour suivre un sujet et aucun email ne pourra vous échapper. Cela peut sauver quelques bonnes heures de votre temps au retour de vacances par exemple.
Le mode conversation entraine un traitement de votre boîte aux lettres par sujet plutôt que par email individuel, ce qui est plus efficace et naturel !
Aussi indispensable que pour vos SMS ou discussions dans des groupes de chat, le mode conversation pour vos emails vous fera rapidement vous demander : « on faisait comment avant » ?
A vous de choisir
Faites vous partie de ceux pour qui le mode conversation est devenu l’indispensable allié d’une boite mail bien gérée ou préférez vous plutôt tracer manuellement vos messages ? Rassurez-vous, vous n’êtes pas obligés de faire un choix dans un sens ou dans l’autre. BlueMind vous permet d’activer ou de désactiver très simplement le mode conversation en vous rendant dans vos préférences de messagerie :
Et parce que 2 minutes de vidéo valent mieux qu’un long discours, découvrez le mode conversation en images :
A vous de jouer et de gagner du temps !
