Article issu d’un entretien avec M. F Pianetti, Responsable de la Direction du Système d’Information et Transition Numérique de la Ville de Berre l’Etang et sa collaboratrice A. Jauffret.
Présentation de la Commune
La commune de Berre l’Etang, située dans les Bouches du Rhône, compte plus de 13 000 habitants avec une administration de près de 500 agents. Sensible aux problématiques de souveraineté et de salubrité numérique, celle-ci a toujours promu l’utilisation de logiciels libres. L’essentiel des serveurs de la commune tourne aujourd’hui sur Linux.
Avant BlueMind, la mairie faisait appel à une solution e-groupware qui ne concernait que les collaborateurs disposant d’un ordinateur. Récemment la mairie a fait évoluer ses pratiques pour assurer que chacun de ses agents puisse avoir un égal accès aux outils informatiques et aux informations générales de la commune (messagerie , cloud, helpdesk, gestion des congés et intranet).
Les enjeux en matière de messagerie
La mairie de Berre l’Etang souhaitait faire évoluer sa solution de messagerie précédente pour répondre à ces nouveaux enjeux :
- Des besoins collaboratifs importants : partager les calendriers, disposer de boites mails de service (boites partagées) et gérer la réservation de ressources (salles, équipements)
- La nécessité de mobilité et d’accessibilité : permettre de rendre la messagerie disponible sur téléphone portable pour tous les agents,
- L’hébergement de la solution en interne : l’hébergement de la solution on-premise permet de garantir la maîtrise des outils, de l’infrastructure et la souveraineté numérique ;
- L’intégration avec l’Active Directory sous Samba etLinux,
- La capacité à accompagner les utilisateurs : la solution choisie devait permettre de préserver les habitudes des utilisateurs ou de les accompagner efficacement vers de nouvelles pratiques.
Le choix de BlueMind
La Mairie de Berre l’Etang a opté pour BlueMind qui remplissait l’ensemble des critères et enjeux définis. La décision a été motivée par le besoin de disposer d’un outil collaboratif complet, compatible avec les anciennes pratiques de messagerie, tout en offrant des fonctionnalités pratiques utiles telles que le détachement de pièces jointes volumineuses dans un espace cloud.
BlueMind a été sélectionné également pour sa capacité à se connecter avec l’Active Directory Samba sous Linux, en utilisant un modèle d’authentification unique (SSO LDAP) tout en respectant les recommandations de l’ANSSI pour la sécurité des mots de passe.
Enfin BlueMind met à disposition tout un panel d’outils pour accompagner les utilisateurs dans l’adoption de sa solution (documentation, vidéos tuto, etc.).
La migration vers BlueMind
La migration vers BlueMind a été réalisée avec l’accompagnement de Data Expertise/Humans Connexion. Le travail préparatoire s’est effectué sur une période de trois à quatre mois, avec une préparation minutieuse incluant l’exportation des agendas et la migration de l’ensemble des emails.
La bascule s’est déroulée en une fois, avec 90% des données migrées sans problème, et le reste des cas particuliers rapatrié progressivement. BlueMind et son partenaire Human’s Connexion se sont montrés particulièrement efficaces et disponibles pour mener ce projet dans les meilleures conditions.
Le focus mis sur l’accompagnement des utilisateurs
Pour la mairie de Berre l’Etang, l’accompagnement des utilisateurs est un élément central de la réussite d’un tel projet. La commune a mis en place tout un arsenal d’outils pour assurer que ses collaborateurs puissent s’approprier efficacement la solution : des ateliers pratiques d’une heure et demie, des vidéos explicatives à partir de la chaine Youtube « Bluemind en 2 minutes », des mises à jour régulières, et des rendez-vous numériques, etc.
L’objectif est de s’assurer que les agents maîtrisent l’outil sans être perturbés, en respectant les bonnes pratiques de sécurité. Les résultats sont là puisque la solution est adoptée avec enthousiasme et donne pleinement satisfaction.
Par ailleurs le nouveau webmail de BlueMind offre une ergonomie particulièrement travaillée, moderne et surtout pensée pour que l’expérience d’utilisation soit fluide. Ce type d’outil pensé autour de l’UX facilite grandement le processus d’appropriation par les collaborateurs.
Les bénéfices tirés
La mairie tire des bénéfices notables de l’utilisation de BlueMind, notamment en matière de maîtrise des coûts, de réponse aux enjeux de collaboration et de sécurité, ainsi que la prise en compte de leurs retours dans le développement continu de la solution. En effet, les échanges avec les collaborateurs dans le cadre de sessions de formation ou de rendez-vous numériques donnent parfois lieu à des suggestions d’amélioration, qui, soumises aux équipes de BlueMind, peuvent être ensuite intégrées à la roadmap. Cette relation de proximité, d’écoute et de confiance est précieuse.
Recommandations et conseils aux homologues DSI
Les responsables informatiques des Bouches du Rhône ont mis en place un « Club DSI 13 » leur permettant de partager leurs expériences et bonnes pratiques. Ce club s’étend actuellement aux départements voisins et devient le « Club DSI 13&+ ». L’accent est mis sur la collaboration et la co-construction pour éviter de « réinventer la roue ». Ces échanges sont précieux pour découvrir et évaluer de nouvelles solutions (surtout pour ce qui concerne les outils métier). Échanger avec ses pairs permet de bénéficier de retours d’expérience mais aussi de prendre du recul et d’envisager de nouveaux scenarios d’évolution.
