Selon le rapport au Sénat « Pour une transition numérique écologique », la part du numérique dans les émissions de gaz à effet de serre devrait croître de +60% d’ici à 2040. D’autres estimations plus pessimistes tablent même sur +9 à 10%… par an ! La masse des 350 milliards d’emails échangés chaque jour dans le monde pèse lourd dans le bilan carbone du numérique. Pourtant, malgré les velléités de certains, réduire la quantité d’emails reçus et envoyés par les entreprises ne semble pas vraiment réaliste… Au contraire, l’email est l’outil le plus utilisé au quotidien et en constante augmentation !
Pour vous aider à concilier votre usage des emails et sobriété, BlueMind travaille sur différentes fonctionnalités et pistes pour une approche globale de la sobriété. Découvrez dès à présent 3 outils actionnables simplement et immédiatement par vos utilisateurs pour limiter l’impact de votre messagerie.
1. L’outil de gestion des signatures email
Avec le HTML, les emails sont devenus plus riches et donc plus lourds (quelques kilo-octet ou dizaine de kilo-octet). En revanche, avec la généralisation des images, l’email est tombé dans l’obésité morbide. Les signatures se mettent à peser des dizaines, des centaines, voire des milliers de fois plus que le corps du mail en lui-même !
BlueMind vous propose un outil simple à prendre en main mais très complet pour gérer les signatures emails de vos collaborateurs. Harmoniser les signatures professionnelles de vos collaborateurs, outre de maitriser l’image de votre entreprise (l’email étant le 1er canal de communication bien souvent la première image de votre entreprise que voient vos interlocuteurs est votre signature email!), c’est vous assurer de maitriser le poids de ce qui est envoyé.
Construisez des bannières light, des images qui s’afficheront rapidement sans plomber – au sens propre – le poids du message lui-même et désactivez les signatures pour un usage interne d’un simple clic dans votre BlueMind.
Découvrez la documentation associée à l’outil de gestion de signature ici. Et en vidéo ici, en moins de 2 minutes :
2. Le détachement de pièces jointes
BlueMind offre la possibilité d’envoyer les pièces jointes des messages sous forme de lien plutôt que de fichiers intégrés dans le mail. Tout est réalisé automatiquement par le serveur BlueMind, l’utilisateur ajoutant (par sélection ou glisser/déposer) les pièces jointes comme à leur habitude.
Ceci permet d’alléger le message envoyé, et de ce fait les serveurs et réseaux de communication : le fichier n’est plus transmis avec le mail et stocké sur les serveurs des destinataires, en plus du serveur émetteur, en étant éventuellement dupliqué et multiplié au grès des transferts et réponses.
Cette fonctionnalité apporte en outre, l’envoi de fichiers volumineux qui normalement ne peuvent pas transiter par email du fait des limites de taille de messages.
Lire ici la documentation utilisateur sur le détachement de PJ
3. Videz la corbeille automatiquement
Si votre antispam est bien configuré il vous préservera de nombreux emails non sollicités. De leur côté les filtres et les dossiers vous permettent de ranger et classer vos messages. Mais que faire des messages déjà traités, obsolètes ou des pubs qui vous parviennent malgré tout ? Ne les laissez pas croupir dans votre boite de réception : supprimez les mails inutiles régulièrement et stockez leurs pièces jointes ailleurs. Trop souvent encore la boite mail est utilisée comme une GED, or les documents joints pèsent lourd, même quand ils ne circulent pas. Il existe de nombreuses solutions capables de s’interfacer avec votre messagerie pour vous permettre de gérer les documents, comme Interstis, Jalios, Talkspirit, Whaller ou GoFast par exemple.
De son côté BlueMind vous permet de vider automatiquement votre corbeille à chaque déconnexion. Ne laissez pas végéter des emails inutiles qui pèsent lourd dans votre corbeille, faites le ménage sans avoir à y penser.
Et dans les cartons…
Parce que la sobriété numérique est un sujet essentiel, au cœur de nos préoccupations, nous préparons de nombreuses nouvelles améliorations :
- Réduction de 30 à 40 % du volume occupé par vos emails : la nouvelle architecture de stockage objet mise en œuvre pour la prochaine version majeure de BlueMind, va faire économiser de 30 à 40% de l’espace de stockage. Le simple fait de migrer vers cette nouvelle version diminuera l’espace utilisé par serveur de mails de plus de 30 %,
- Un nouveau panel d’outils pour aider à nettoyer sa BAL, avec par exemple :
- Un écran permettant de représenter visuellement l’espace de stockage et la répartition des volumes occupés
- Le nettoyage automatique pour libérer de l’espace sans affecter les emails,
- Des options de suppression automatique des messages passés une certaine date et répondant à certains critères
- L’implémentation de « Zero Carbon eMail », un projet en cours de spécification visant à introduire une date d’expiration dans les emails et des interfaces utilisateurs pour en tenir compte.
Toutes ces nouveautés seront détaillées prochainement, restez branchés !
